Reprezentanții proprietarilor își pun tot felul de întrebări legate de folosirea RO e-factura începând cu data de 1 ianuarie 2024. Trebuie asociațiile de proprietari să folosească e-factura? Trebuie asociațiile de proprietari să se înregistreze în SPV? Persoanele avizate în domeniul contabil spun că: Da, asociațiile de proprietari trebuie să folosească RO e-factura începând cu data de 1 ianuarie 2024.

Acestea spun că asociațiile de proprietari sunt persoane juridice fără scop lucrativ și, ca atare, sunt considerate persoane impozabile. Prin urmare, sunt obligate să utilizeze factura electronică pentru toate tranzacțiile efectuate cu furnizorii de bunuri și servicii.În cazul asociațiilor de proprietari, obligația de a utiliza RO e-factura se aplică atât pentru facturile emise de asociație către furnizori, cât și pentru facturile primite de asociație de la furnizori.Asociațiile de proprietari pot emite facturi electronice prin intermediul unui software de facturare online sau prin intermediul unui program de facturare instalat pe un computer. Pentru a transmite facturile electronice în sistemul RO e-factura, asociațiile de proprietari trebuie să obțină un certificat digital calificat.

 
“Ar trebui ca facturile emise de către asociații (către persoanele juridice) să fie transmise prin e-factura. Asta presupune ca asociațiile să aiba spațiu virtual și toate facturile emise să fie încărcate în spațiul virtual. Ar trebui ca și facturile de la furnizori să fie descărcare din spațiul virtual. La asociații, de exemplu sunt blocuri care au la parter societăți. Acestea cer factură ca să deconteze. Unii zic să le dai notă de plată, dar în contabilitate nu bagi notă de plată. Asociațiile care au spații închiriate sau antene trebuie să dea factură. Furnizorii vor folosi cu siguranță e-factura și asociația de proprietari trebuie să o descarce în SPV. Deocamdată, nimeni nu ne-a dat lămuriri clare în privința asociațiilor de proprietari.Totuși, în primele 6 luni nu se vor da amenzi”, spune Ionela Văcuță, expert contabil.
 
Ce spun reprezentanții asociațiilor de proprietari
“Nu știm nimic clar, am mai întrebat și noi cenzorul. Asociațiile prin definitie nu desfășoară activități economice. Dacă emit facturi pentru închirierea unor spații comune (antena pe bloc, easybox) atunci e clar trebuie să le încarce în SPV. Nu există momentan sancțiuni dacă facturile nu sunt încărcate în SPV. Până la data de 01.07.2023 când teoretic toate facturile vor fi încărcate în SPV și vor exista sancțiuni avem timp.”, spune președintele unei asociații de proprietari.

 
Iată și părerea unui administrator de condominii:

“Eu zic că nu avem nici o treabă cu asta, facturile le primim ca și până acum, în formatul lor normal pe hârtie sau pe email în PDF, Word. Obligativitatea există ca cel ce emite factură să o trimita la ANAF. Dacă asociația emite facturi are această obligație, nu prea văd emiterea unor facturi de către asociațiile de proprietari, poate unde există chirii sau antene pe bloc, dar nu ma pot pronunța, pentru ca nu știu exact cum se încasează banii de către asociație,” , spune un administrator de asociație de proprietari.
“ Este bataie de joc să obligi asociația să dea 300 de lei să-și ia certificat digital și să se înroleze în SPV. Precis aici sunt cele mai mari furăciuni din țara asta”, spune un alt președinte de asociație de proprietari.
 
Ce spune un cenzor:

  
“Asociațiile de proprietari nu sunt nici business, nici instituții guvernamentale, în concluzie, conform legislației actuale (Legea 296/2023), sistemul e-Factura este utilizat pentru tranzacțiile B2B (Business-to-Business) și B2G (Business-to-Government) indiferent de înregistrarea în scopuri de TVA.”

În concluzie, mulți dintre reprezentanții asociațiilor de proprietari sunt total bulversați.

“Noi avem niște leșinături de chirii pe care le încasăm pe niște spații de la subsol. Până acum, e mister misterios ce trebuie să facem. Evident că banii ăia nu reprezintă activitate lucrativă, fiindcă eu ca asociație de proprietari sunt obligat conform legii să bag banii în fondul de reparații și să-i folosesc la reparații, îmbunătățiri, nu să obțin profit. Că nu sunt firmă.
Asociațiile de proprietari sunt non-profit. Nu emit facturi. Eu cred că nu există obligativitatea pentru asociații a se înregistra în SPV”, spune un alt administrator.
 
Recomandări
Iată ce le transmite asociațiilor de proprietar firma care a creat programul de administrare pe care îl folosesc la nivel național foarte multe asociații de proprietari.

„Foarte pe scurt: tot ce aveţi de făcut este să daţi click pe butonul cu litera E din colţul dreapta jos a ferestrei principale sau în meniul „Online”, „Conectare E-Factura…”. Dacă butonul este verde, facturile se transmit automat.
Aveţi nevoie de semnătură electronică (ex: de la CertSign, DigiSign etc) iar semnătura respectivă trebuie autorizată pentru a putea semna toate asociaţiile pe care le administraţi (sau cel puţin, cele care emit facturi); procedura de autorizare o găsiţi pe site-ul firmei care v-a emis semnătura electronică.

 

Dacă apare vreo eroare în momentul în care încercaţi să vă conectaţi, cauzele sunt următoarele:

În primul rând, testaţi dacă vă puteţi conecta pe site-ul ANAF adică, mergeţi la www.anaf.ro, secţiunea. Autentificare certificat. Dacă apare eroare şi acolo, contactaţi emitentul semnăturii electronice pentru suport sau încercaţi mai târziu dacă este o eroare de la ANAF.
Dacă accesul pe site-ul ANAF funcţionează corect, problema este că, softul nostru deschide pagina de conectare folosind browser-ul implicit care în cazul de faţă nu este configurat corect. În acest caz, mergeţi pe site-ul nostruutilizând browser-ul care funcţionează (ex: Chrome) vă logaţi în partea stângă, după care mergeţi la secţiunea E-FACTURA şi daţi „Conectare…”.
Dacă aveţi mai multe asociaţii, toate trebuie să utilizeze aceeaşi semnătură electronică. Adică, nu puteţi avea pe acelaşi cont de utilizator XiSoft – 3 asociaţii care să utilizeze o semnătură electronică (ex: semnătura administratorului) şi una care să utilizeze o altă semnătură (ex: semnătura preşedintelui); dacă cineva doreşte „neapărat” să lucreze în acest fel, asociaţia respectivă trebuie să aibă o altă adresă email de contact – ceea ce presupune să-şi plătească separat opţiunea de salvare pe server.
Dacă v-aţi conectat cu succes la platforma ANAF dar, semnătura electronică nu este autorizată pe codul fiscal al asociaţiei curente, butonul „E” din colţul dreapta jos va rămâne tot roşu. Va trebui să urmaţi procedura de autorizare a codului fiscal după care, să daţi din nou click pe butonul „E” pentru a testa accesul.
Dacă vă logaţi la contul dumneavoastră de utilizator (pe site-ul nostru, secţiunea LOGIN, E-FACTURA) puteţi să vedeţi status-ul de acces E-Factura pentru toate asociaţiile.
Transmiterea facturilor se face după 3 zilede la data emiterii (sau de la data sincronizării bazei de date). Am stabilit acest decalaj pentru a evita situaţia în care, se transmite o variantă a facturii (ex: la închiderea lunii) este preluată de softul de contabilitate al clientului, iar apoi se face o corecţie (se redeschide luna) şi se generează o nouă factură. În general, n-ar trebui sa fie o problemă nici dacă transmitem două variante ale aceleiaşi facturi (softurile ar trebui să preia noua variantă) dar preferăm să minimizăm situaţiile de acest fel.
Sistemul nostru transmite automat facturileîn timpul nopţii, pentru a evita perioadele cu trafic mare din timpul zilei. Dacă apare vreo eroare (indiferent de câte ori) sistemul va reîncerca transmiterea până când operaţiunea se finalizează cu succes.
Pentru a vedea status-ul transmiterii facturilor, mergeţi în dosarul Venituri. În partea de jos veţi avea o listă cu toate facturile emise (cele către proprietari se generează la închiderea lunii sau la prima tipărire a raportului „Note de plată sau facturi”). Starea trimiterii este afişată în coloana „E-Factura”. Pentru mai multe detalii, daţi click drept pe factura dorită şi mergeţi la Statustrimitere E-Factura…. De acolo puteţi accesa şi răspunsul de la ANAF legat de transmiterea facturii, care reprezintă practic dovada trimiterii.
Sistemul nostru descarcă automat toate răspunsurile legate de trimiterile de facturi deci, nu este nevoie să le salvaţi sau să le arhivaţi dumneavoastră”